Si tienes una empresa y habeis iniciado el viaje hacia el control y prevención de riesgos te habrás preguntado en algún momento… ¿quién es el Compliance Officer? ¿cómo diseña un programa de cumplimiento? ¿cuáles son sus funciones en la gestión del riesgo de la empresa?.
El Compliance Officer juega un papel esencial en el diseño e implementación del programa de cumplimiento. Este especialista es quien vela por la aplicación de las normas dentro del negocio. Su inclusión va un paso más allá de la protección de los bienes jurídicos, pues pretende una prevención exhaustiva de los riesgos.
El papel de los responsables del cumplimiento normativo
En el desarrollo del cumplimiento normativo en la empresa se necesita un órgano encargado de la supervisión del modelo de prevención de delitos, quien deberá asumir específicamente tal función. El Compliance Officer o «CO», como órgano encargado de la elaboración y aplicación del programa de cumplimiento,
El Compliance Officer es una figura análoga a la figura del delegado de protección de datos, pero en un amplio espectro normativo, por lo que debe ser conocedor de la mayoría de materias del derecho.
Según un informe jurídico elaborado en 2017, los abogados deberían ser un servicio preventivo para empresas y ciudadanos.
Se ha de caracterizar por su independencia, sin embargo hay ocasiones en que se complica situarse al margen de las decisiones de la empresa. Para solucionarlo, la Circular 1/2016 propone que los modelos prevean los mecanismos para una “adecuada gestión de cualquier conflicto de interés que pudiera ocasionar el desarrollo de las funciones del oficial de cumplimiento, garantizando que haya una separación operacional entre el órgano de administración y los integrantes del órgano de control, que preferentemente no deben ser administradores de la empresa“.
Las funciones del Compliance Officer
El Compliance Officer es, según definición de la ley, el órgano del cumplimiento. Se encarga de:
- La auditoría o análisis de los riesgos que puedan comprometer a la empresa.
- El diseño y elaboración del programa de cumplimiento.
- La gestión del riesgo.
- Además, es el responsable de la aplicación y buen funcionamiento del cumplimiento, estableciendo los sistemas apropiados de auditoría, vigilancia y control.
Para ello, continua la ley, «deberá contar con personal con los conocimientos y experiencia profesional suficientes, disponer de los medios técnicos adecuados y tener acceso a los procesos internos, información necesaria y actividades de las entidades para garantizar una amplia cobertura de la función que se le encomienda«.
¿Cuándo y cómo nombrar al CO? ¿qué órgano es el más adecuado?
Dependiendo del tamaño de la organización podrá ser un órgano unipersonal, o bien compuesto por varios responsables o compliance officers, siendo preferible juristas especialmente formados en la materia. Las normas recomiendan nombrar a un órgano específico a quien se delega la tarea de diseñar los controles de cumplimiento adecuados, coordinado con los responsables de cada departamento de la estructura.
La transferencia de tales funciones se produce por delegación de competencias desde la cúpula directiva. Para que se produzca la delegación deberá realizarse formalmente, de forma inequívoca, libre y voluntaria, definiendo quien o quienes asumirán el papel de Oficial de cumplimiento, y qué tareas específicas se delegan (supervisión, implantar el programa, acometer, comprobar, analizar…).
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